Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais

A CCIPD Academy, iniciativa de formação profissional da Câmara do Comércio e Indústria de Ponta Delgada – Associação Empresarial das Ilhas de São Miguel e Santa Maria (CCIPD), reconhece a importância da privacidade, confidencialidade e proteção dos dados pessoais dos seus formandos, formadores, clientes e utilizadores.

A CCIPD compromete-se a tratar os dados pessoais de forma lícita, leal, transparente e segura, respeitando o Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados – RGPD), a Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, e demais legislação aplicável.

A presente Política de Privacidade estabelece os princípios, finalidades e fundamentos jurídicos aplicáveis ao tratamento de dados pessoais realizado no âmbito das atividades da CCIPD Academy, incluindo:

• Divulgação e promoção de ações de formação;
• Inscrição e participação em ações de formação presenciais e online;
• Gestão administrativa e pedagógica da formação;
• Utilização de plataformas digitais;
• Processamento de pagamentos;
• Avaliação e certificação dos formandos;
• Comunicação com formandos, formadores e entidades clientes.

A entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais é:

Câmara do Comércio e Indústria de Ponta Delgada – Associação Empresarial das Ilhas de São Miguel e Santa Maria

• NIPC: 512 006 300
• Morada: Rua Ernesto do Canto, n.º 13/15, 9504-531 Ponta Delgada
• Telefone: +351 296 305 000
• Email: ccipd@ccipd.pt
• Website da Academy: https://academy.ccipd.pt

A CCIPD Academy integra a estrutura da CCIPD, não constituindo uma entidade jurídica autónoma para efeitos de responsabilidade pelo tratamento de dados pessoais.

Para quaisquer questões relacionadas com a proteção de dados pessoais, os titulares poderão contactar a CCIPD através dos contactos indicados.

No âmbito da sua atividade, a CCIPD Academy poderá recolher e tratar as seguintes categorias de dados pessoais, em função das necessidades específicas de cada ação de formação:

• Dados de identificação: nome completo, data de nascimento, Número de Identificação Fiscal (NIF) e número do Cartão de Cidadão e data de validade do cartão de cidadão, quando necessário e legalmente admissível;
• Dados de contacto: morada, endereço de correio eletrónico e contacto telefónico;
• Dados académicos: habilitações académicas, qualificações e formação anterior;
• Dados relativos à formação: inscrições, participação, assiduidade, avaliações, resultados, percurso formativo e certificação;
• Dados administrativos e financeiros: informações de faturação, pagamentos, referências de pagamento e histórico de transações;
• Dados de utilização das plataformas digitais: identificação de utilizador, registos de acesso e informações técnicas necessárias ao funcionamento e segurança dos serviços.

A recolha de dados obedece ao princípio da minimização, sendo solicitados apenas os elementos adequados, pertinentes e necessários às finalidades do tratamento.

O tratamento de dados relativos ao Cartão de Cidadão respeitará as exigências previstas na legislação portuguesa, nomeadamente quanto à reprodução ou conservação de cópias do documento.

A CCIPD Academy trata os dados pessoais para finalidades determinadas, explícitas e legítimas, com base nos fundamentos jurídicos previstos no artigo 6.º do RGPD.

4.1. Inscrição e Identificação dos Formandos

Os dados pessoais recolhidos destinam-se a:

• Identificar os formandos;
• Formalizar e validar inscrições;
• Verificar os requisitos de acesso às ações de formação;
• Criar e gerir os registos individuais dos formandos;
• Organizar administrativamente as ações de formação;
• Estabelecer os contactos necessários à participação na formação.

Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD, relativo à execução de contrato ou diligências pré-contratuais solicitadas pelo titular, e alínea c), quando o tratamento seja necessário ao cumprimento de obrigações legais.

4.2. Gestão Administrativa e Pedagógica da Formação

Os dados pessoais serão tratados para:

• Organização de turmas e ações de formação;
• Gestão de horários e sessões;
• Registo e controlo de assiduidade;
• Acompanhamento do percurso formativo;
• Gestão de avaliações e resultados;
• Organização e conservação de documentação pedagógica;
• Emissão e disponibilização de certificados;
• Cumprimento dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis à formação profissional.

Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alíneas b) e c), do RGPD, consoante o tratamento seja necessário à execução do contrato de formação ou ao cumprimento de obrigações legais.

4.3. Utilização da Plataforma FORINSIA

A CCIPD Academy utiliza a plataforma FORINSIA como ferramenta tecnológica de suporte à gestão administrativa e pedagógica da formação profissional.

Esta plataforma permite o tratamento dos dados pessoais necessários a:

• Registo e validação de inscrições;
• Organização e acompanhamento das ações de formação;
• Gestão dos processos individuais dos formandos;
• Registo de assiduidade e avaliações;
• Gestão administrativa e documental;
• Preparação e emissão de certificados de formação.

Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alíneas b) e c), do RGPD, de acordo com as finalidades anteriormente identificadas.

A CCIPD assegurará que o acesso aos dados pessoais através da plataforma FORINSIA é limitado às pessoas autorizadas e às finalidades necessárias à prestação dos serviços de formação.

Sempre que a entidade fornecedora da plataforma atue como subcontratante, o respetivo tratamento de dados será regulado nos termos do artigo 28.º do RGPD.

4.4. Gestão de Pagamentos – Ifthenpay

Os pagamentos eletrónicos associados às inscrições e ações de formação são processados através dos serviços disponibilizados pela Ifthenpay, prestador de serviços de pagamento.

Para este efeito, poderão ser tratados os dados estritamente necessários à:

• Identificação e processamento da transação;
• Confirmação da realização do pagamento;
• Gestão administrativa e financeira das inscrições;
• Emissão de faturas e outros documentos contabilísticos;
• Cumprimento das obrigações fiscais e contabilísticas.

Os dados necessários às operações de pagamento poderão ser comunicados à Ifthenpay e às entidades intervenientes na respetiva operação.

Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alíneas b) e c), do RGPD, relativo à execução contratual e ao cumprimento de obrigações legais.

A Ifthenpay procede aos tratamentos de dados da sua responsabilidade de acordo com a legislação aplicável e a respetiva Política de Privacidade, disponível em:

https://ifthenpay.com/privacy-policy/

A CCIPD não recolherá ou conservará dados completos dos instrumentos de pagamento quando tal não seja necessário à sua atividade ou ao cumprimento de obrigações legais.

4.5. Certificação da Formação

Os dados pessoais dos formandos poderão ser tratados para:

• Verificação dos requisitos de conclusão da formação;
• Registo de aproveitamento e assiduidade;
• Preparação, emissão e disponibilização de certificados;
• Comunicação de dados a entidades competentes, quando legalmente exigida;
• Cumprimento de obrigações regulamentares relacionadas com a certificação da formação profissional.

Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alíneas b) e c), do RGPD, consoante o tratamento seja necessário à prestação do serviço ou ao cumprimento de obrigações legais.

4.6. Gestão de Formadores

Os dados pessoais dos formadores serão tratados para:

• Gestão de candidaturas e contratação;
• Organização das atividades formativas;
• Gestão da documentação profissional e pedagógica;
• Processamento de honorários e pagamentos;
• Cumprimento de obrigações fiscais, contabilísticas e regulamentares.

Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alíneas b) e c), do RGPD, consoante estejam em causa a execução contratual ou obrigações legais.

4.7. Divulgação de Ações de Formação e Comunicações Promocionais

Os dados de contacto poderão ser tratados para:

• Divulgação de novas ações de formação;
• Envio de newsletters da CCIPD Academy;
• Divulgação do catálogo formativo;
• Comunicação de campanhas, eventos e iniciativas de formação.

Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD, quando o tratamento dependa do consentimento do titular, sem prejuízo das situações especificamente autorizadas pela legislação aplicável às comunicações eletrónicas de marketing direto.

O envio de comunicações eletrónicas de marketing direto observará igualmente a Lei n.º 41/2004, de 18 de agosto, nomeadamente o artigo 13.º-A.

A inscrição numa ação de formação não implica, por si só, autorização para receber comunicações promocionais.

Os titulares poderão retirar o consentimento ou exercer o direito de oposição, de forma gratuita, através dos mecanismos disponibilizados para esse efeito.

4.8. Website e Plataformas Digitais

Os dados pessoais recolhidos através do website e das plataformas digitais da CCIPD Academy poderão ser tratados para:

• Gestão de contas de utilizador;
• Resposta a pedidos de informação;
• Processamento de inscrições;
• Disponibilização de conteúdos e serviços digitais;
• Manutenção e segurança dos sistemas;
• Prevenção de acessos não autorizados;
• Recolha de estatísticas de utilização, nos termos legalmente permitidos.

Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alíneas a), b) ou f), do RGPD, consoante a natureza e a finalidade do tratamento.

O fornecimento de determinados dados pessoais poderá ser necessário à inscrição, participação, acompanhamento e certificação das ações de formação.

Os dados solicitados corresponderão aos requisitos efetivamente aplicáveis a cada ação.

Quando o fornecimento de determinados dados seja obrigatório, a CCIPD Academy informará o titular dessa circunstância e das consequências da sua não disponibilização.

O fornecimento de dados para finalidades promocionais sujeitas a consentimento será facultativo e não constituirá condição para a inscrição ou participação em ações de formação.

A CCIPD Academy poderá comunicar dados pessoais a terceiros quando tal seja necessário para a prestação dos serviços de formação, execução de contratos ou cumprimento de obrigações legais.

Entre as categorias de destinatários poderão encontrar-se:

• Entidades públicas e autoridades legalmente competentes;
• Entidades de certificação, regulação e acompanhamento da formação profissional;
• Entidades financiadoras de ações de formação, quando aplicável;
• Entidade fornecedora da plataforma FORINSIA;
• Ifthenpay e demais entidades intervenientes no processamento de pagamentos;
• Prestadores de serviços informáticos e de alojamento de sistemas;
• Prestadores de serviços contabilísticos e administrativos;
• Outros prestadores de serviços contratados, quando necessário.

Sempre que terceiros atuem como subcontratantes, os tratamentos serão regulados por instrumentos contratuais adequados, nos termos do artigo 28.º do RGPD.

A CCIPD Academy não vende dados pessoais a terceiros nem os utiliza para finalidades incompatíveis com aquelas para as quais foram recolhidos.

Quando o tratamento de dados pessoais envolver transferências para países situados fora do Espaço Económico Europeu, a CCIPD observará os requisitos previstos nos artigos 44.º e seguintes do RGPD.

As transferências apenas serão efetuadas quando exista um mecanismo legalmente válido, nomeadamente uma decisão de adequação da Comissão Europeia ou garantias apropriadas previstas na legislação.

O titular poderá solicitar informação sobre eventuais transferências internacionais e respetivas garantias.

Os dados pessoais serão conservados apenas durante os períodos necessários ao cumprimento das finalidades para as quais foram recolhidos, sem prejuízo das obrigações legais de conservação.

A duração da conservação será determinada em função:

• Dos prazos legais e regulamentares aplicáveis à formação profissional;
• Dos requisitos de certificação e conservação de documentação pedagógica;
• Dos prazos legalmente previstos para documentos fiscais e contabilísticos;
• Das exigências de auditoria e acompanhamento de ações financiadas;
• Dos prazos de prescrição legalmente aplicáveis;
• Da necessidade de exercício ou defesa de direitos.

Os dados relativos à formação serão conservados pelo período necessário à gestão, certificação e comprovação da formação realizada, considerando os prazos legalmente aplicáveis.

Os dados utilizados para comunicações promocionais serão conservados enquanto subsistir a respetiva finalidade e fundamento jurídico, sem prejuízo do direito à retirada do consentimento ou oposição.

Findos os períodos aplicáveis, os dados serão eliminados ou anonimizados de forma segura, salvo quando exista fundamento legal que justifique a sua conservação.

Os períodos específicos de conservação ou os critérios utilizados para a sua determinação poderão ser solicitados à CCIPD.

Nos termos do artigo 30.º do RGPD, a CCIPD manterá um Registo de Atividades de Tratamento que abranja as operações de tratamento de dados pessoais realizadas no âmbito da CCIPD Academy.

Este registo documentará, designadamente, os tratamentos relacionados com:

• Inscrições e gestão de formandos;
• Gestão administrativa e pedagógica da formação;
• Gestão de formadores;
• Pagamentos e faturação;
• Certificação;
• Plataformas digitais;
• Comunicação e divulgação de ações formativas.

O registo será atualizado sempre que ocorram alterações relevantes nas atividades de tratamento e disponibilizado à Comissão Nacional de Proteção de Dados, quando solicitado.

A CCIPD adota medidas técnicas e organizativas adequadas à proteção dos dados pessoais tratados no âmbito da CCIPD Academy, tendo em consideração a sua natureza, os riscos associados e as tecnologias utilizadas.

Estas medidas visam prevenir:

• Acesso não autorizado;
• Divulgação indevida;
• Destruição ou perda de informação;
• Alteração não autorizada;
• Utilização ilícita dos dados.

O acesso aos dados pessoais será limitado às pessoas autorizadas e às necessidades específicas do desempenho das respetivas funções.

A CCIPD procurará assegurar que os prestadores de serviços tecnológicos utilizados, incluindo os associados à gestão da formação e aos pagamentos eletrónicos, adotam medidas de segurança adequadas e respeitam as obrigações legais de proteção de dados.

Nos termos dos artigos 15.º a 22.º do RGPD, os titulares dos dados pessoais poderão exercer, nas condições legalmente previstas, os seguintes direitos:

• Direito de acesso: obter informação sobre os dados pessoais tratados;
• Direito de retificação: solicitar a correção de dados inexatos ou incompletos;
• Direito ao apagamento: solicitar a eliminação de dados quando legalmente admissível;
• Direito à limitação do tratamento: solicitar a restrição do tratamento nas condições previstas no RGPD;
• Direito de oposição: opor-se a determinados tratamentos;
• Direito à portabilidade: solicitar a transmissão dos dados, quando aplicável;
• Direito à retirada do consentimento: retirar o consentimento anteriormente prestado, sem afetar a licitude dos tratamentos realizados até esse momento;
• Direitos relacionados com decisões automatizadas: não ficar sujeito a decisões exclusivamente automatizadas nas condições estabelecidas no RGPD.

O exercício destes direitos poderá ser solicitado através do endereço de correio eletrónico ccipd@ccipd.pt ou por comunicação escrita dirigida à sede da CCIPD.

Os pedidos serão analisados e respondidos nos prazos e condições legalmente estabelecidos, designadamente no artigo 12.º do RGPD.

O website e as plataformas digitais da CCIPD Academy poderão utilizar cookies e tecnologias semelhantes para assegurar o funcionamento dos serviços, reforçar a segurança, melhorar a navegação e, quando aplicável, realizar análises estatísticas.

Os cookies estritamente necessários ao funcionamento das plataformas poderão ser utilizados sem consentimento, nos termos da legislação aplicável.

Os cookies não essenciais, nomeadamente os utilizados para determinadas finalidades analíticas, publicitárias ou de personalização, serão sujeitos a consentimento prévio, quando legalmente exigido.

Os utilizadores deverão dispor de mecanismos adequados para aceitar, recusar ou alterar as suas preferências de cookies.

A informação detalhada sobre os cookies efetivamente utilizados será disponibilizada através de uma Política de Cookies ou de um mecanismo específico de gestão de consentimentos.

Sempre que a CCIPD Academy disponibilize ações de formação destinadas a menores de idade, o tratamento dos respetivos dados pessoais observará as disposições legais aplicáveis.

Quando o tratamento depender de consentimento e seja legalmente exigida a intervenção dos titulares das responsabilidades parentais, serão adotados os procedimentos adequados à sua obtenção.

Caso a CCIPD Academy venha a realizar tratamentos que envolvam decisões baseadas exclusivamente em processos automatizados, incluindo definição de perfis, que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente os titulares, será prestada a informação legalmente exigida.

Serão igualmente assegurados os direitos e garantias previstos no artigo 22.º do RGPD, quando aplicável.

O titular dos dados pessoais tem o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente, caso considere que o tratamento dos seus dados pessoais viola o RGPD.

Em Portugal, a autoridade competente é a:

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)

Website: https://www.cnpd.pt

O exercício deste direito não prejudica o recurso a outros meios administrativos ou judiciais legalmente previstos.

A CCIPD poderá atualizar a presente Política de Privacidade sempre que ocorram alterações legislativas, regulamentares, organizacionais ou tecnológicas que o justifiquem.

As alterações serão disponibilizadas no website da CCIPD Academy e comunicadas diretamente aos titulares sempre que a legislação o exija.